Những nguyên tắc quan trọng khi sử dụng máy chấm công

Sử dụng máy chấm công không còn là điều xa lạ với nhiều người, đặc biệt là những ai đã và đang đi làm. Bởi đó là thiết bị kiểm soát thời gian đến làm việc và thời gian về của cán bộ công nhân viên trong công ty. Tuy nhiên để sử dụng máy được tốt hơn, người dùng cần hiểu rõ một vài lưu ý quan trọng. Điều này không những đảm bảo máy vận hành đúng theo cơ chế mà còn giúp kéo dài tuổi thọ của máy, tiết kiệm chi phí phát sinh.

Đảm bảo điện áp khi sử dụng máy chấm công

Việc sử dụng nguồn cấp điện đúng với điện áp quy định của máy chấm công là yếu tố cực kỳ quan trọng. Bởi chỉ cần cắm nguồn có hiệu điện thế sai ngay lập tức thiết bị sẽ bị cháy do dòng điện bên ngoài mạnh hơn truyền vào máy chấm công. Hiện nay với các loại máy chấm công đa phần được chia thành 2 loại điện khác nhau là 5v và 12v.

Với các dòng máy có đi sẵn nguồn kèm trong hộp thì không sao, nhưng bên cạnh đó có một số dòng như máy chấm công vân tay là thiết bị không có kèm nguồn cấp điện theo. Đối với những loại máy này, người sử dụng máy chấm công cần đọc qua thông tin và tìm hiểu để mua loại nguồn đúng với dòng điện yêu cầu, chỉ có như vậy mới đảm bảo máy không bị hư hỏng và sử dụng lâu dài.

Đảm bảo đường truyền mạng

Thông thường vào cuối tháng thì bộ phận nhân sự thường sẽ tải dữ liệu chấm công về để làm các báo cáo tính lương hàng tháng. Tuy nhiên công việc sẽ vô cùng bất tiện nếu phát hiện trong quá trình sử dụng máy chấm công không thể kết nối được về máy tính. Một trong những lý do hàng đầu của vấn đề này chính là dây mạng từ máy chấm công bị tháo ra hoặc do tháo ra gắn vào nhiều lần dẫn đến cổng mạng bị hư hỏng.

Cổng mạng chính là nơi sẽ kết nối liên lạc giữa máy chấm công và máy tính, nó sẽ hỗ trợ việc lấy dữ liệu về. Thế nhưng đây cũng là nơi rất dễ hư hỏng nếu người dùng thường xuyên tháo ra gây mất kết nối trong lần tải dữ liệu sau đó.

Thường thì các đồ điện tử đa phần dùng đến cuối ngày phải được tắt để nghỉ ngơi, thế nhưng thiết bị này được sản xuất để phù hợp cho việc hoạt động liên tục 24/24. Không nên cứ tắt đi mỗi ngày và mở lại vào sáng hôm sau bởi nhiều người cứ hay rút thẳng cục nguồn khiến máy chấm công rất dễ bị hư. Đó chính là lý do khiến tuổi thọ sử dụng máy chấm công bị giảm sút. Nếu được người dùng nên để máy chấm công hoạt động liên tục và đây mới chính là cách để giữ cho thiết bị có thể dùng được lâu nhất.

Đảm bảo sử dụng máy chấm công đúng quy cách

Cách dùng máy chấm công thoạt nhìn qua có vẻ đơn giản tuy nhiên nếu không đúng cách sẽ rất mất thời gian mà không hiệu quả. Khá nhiều công ty thường gặp phải tình huống này và cho rằng là do máy chấm công quá kém, hoạt động rất chậm hoặc đôi khi không nhận dấu vân tay.

Trong số đó vẫn có những tình huống mang tính khách quan tuy nhiên phần đông là do khách sử dụng máy chấm công sai cách, toàn đưa ngón tay ra rìa rồi cho rằng do máy không nhận.

Quy cách chấm công chuẩn nhất là bạn phải đưa hoa tay của ngón tay vào trung tâm của lăng kính trên mắt đọc vân tay. Để làm được việc này. người dùng phải đưa sâu tay vào và dùng một lực vừa đủ nhấn xuống để hoa tay có thể in vào lăng kính thuỷ tinh. Chỉ có như vậy mới đảm bảo chấm công chính xác và không sợ rằng vân tay không nhận dạng được.

Cài đặt dữ liệu

Để có dữ liệu chấm công, đầu tiên người dùng cần phải đăng ký với máy chấm công các thông tin cơ bản về nhân viên như: mã nhân viên, họ tên, phòng ban, vân tay… lúc đó máy sẽ xác nhận và lưu trữ dữ liệu dựa trên các thông tin nhân viên đã đăng ký. Thêm nữa người dùng cần phải cài đặt và thiết lập các thông số hệ thống cho thiết bị chấm công như: thời gian vào ra, ngưỡng đi muộn về sớm, ngưỡng nghỉ trưa,  lịch phân ca… dựa vào đó ta mới có thể tính được ngày công cho từng nhân viên.

Sau khi đã thực hiện xong tất cả các thao tác trên thì hằng ngày việc chấm công mỗi lần vào và ra, cứ như vậy đến cuối tháng sẽ có được 1 danh sách các ngày giờ chấm công trên máy. Danh sách này sau đó sẽ được truyền về phần mềm chấm công để xử lý thành bảng lương. Điều quan trọng là trong quá trình cài đặt dữ liệu phải yêu cầu độ chính xác và chi tiết cao, có như vậy thì kết quả thu về mới chuẩn xác và dễ dàng xử lý.

Cho đến thời điểm hiện tại thì việc sử dụng máy chấm công luôn được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp. Việc nắm rõ các quy tắc nêu trên sẽ giúp cho các doanh nghiệp trong vấn đề quản lý thời gian làm việc chi tiết của từng nhân viên, giảm thiểu công việc ghi chép thủ công. Từ đó nâng cao hiệu quả trong công việc đồng thời sẽ giúp xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp và hiện đại nhất.

• CÔNG TY TNHH VINAPC
• Số 84/11A Đường Tân Sơn Nhì, Phường Tân Sơn Nhì, Quận Tân Phú, TP. HCM
• Hotline: 0937731792