Máy chấm công – Giải pháp quản lý nhân sự dễ dàng và chuyên nghiệp

Máy chấm công đang dần trở thành trợ thủ đắc lực và không thể thiếu trong quản lý nhân sự tại nhiều công ty. Nếu việc chấm công truyền thống gây ra nhiều bất cập và khó kiểm soát thì khi có sự can thiệp của công nghệ, mọi thứ được giải quyết triệt để. Thiết bị chấm công chính là sự tham gia vô cùng hiệu quả của công nghệ tiên tiến trong hoàn thiện công tác quản lý.

1. Máy chấm công – tiện ích và tiết kiệm

Tự động hóa, công nghệ hóa trong mọi hoạt động luôn là mục tiêu phát triển của nhiều ngành nghề để gia tăng năng suất công việc. Sự ra đời của máy chấm công chính là một thành tựu lớn trong cuộc cách mạng công nghiệp vào những năm 30 của thế kỷ 20. Từ thời gian này, việc chấm công một cách chuyên nghiệp đã được đưa vào và cho thấy hiệu quả rất lớn.

Cho đến ngày hôm nay, đã có nhiều sự phát triển hơn về hình thức chấm công. Và ở bất kỳ thời điểm nào thì thiết bị cũng đã mang lại những lợi ích to lớn đối với hoạt động của các doanh nghiệp. Vậy cụ thể những lợi ích này là gì?

1.1. Thiết bị chấm công mang đến nhiều tiện ích

Khi mới xuất hiện, những chiếc máy chấm công đầu tiên sử dụng thẻ giấy nhưng cồng kềnh và thô sơ hơn. Cho đến hôm nay, máy đã được phát triển thành nhiều chủng loại đa dạng hơn. Mỗi loại lại phù hợp với từng loại hình kinh doanh và quy mô khác nhau của các doanh nghiệp. Hiện tại chúng ta đã có các loại máy chuyên chấm công phổ biến bao gồm:

– Máy chấm công thẻ giấy

Đây là loại máy sử dụng thẻ giấy để in giờ đến và giờ về của nhân viên trong công ty.

– Máy chấm công thẻ từ

Thiết bị chấm công thẻ từ hay còn gọi là thẻ cảm ứng. Đây là loại thiết bị điện tử, nhận diện bằng thẻ từ hoặc thẻ cảm ứng để tiến hành chấm công cho nhân viên. Các thông tin của nhân viên đều được lưu trong thẻ và bộ nhớ của máy.

– Máy chấm công vân tay

Loại máy này sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để phân biệt và xác nhận danh tính từng người. Loại này hạn chế được việc quên thẻ hay gian lận trong việc chấm công vì vân tay của mỗi người là khác nhau.

– Máy chấm công khuôn mặt

Tương tự như thiết bị chấm công vân tay, nhưng máy này xác định danh tính dựa vào khuôn mặt của từng người để ghi lại thời gian ra vào nơi làm việc.

Với nhiều loại máy để chấm công như vậy, mỗi doanh nghiệp đều có thể lựa chọn loại phù hợp và thực hiện chấm công hiệu quả. Với sự tiên tiến trong công nghệ, thiết bị chấm công là giải pháp hết sức tiện ích trong quản lý nhân sự.

1.2. Thiết bị chấm công giúp tiết kiệm chi phí và thời gian

Không chỉ mang lại tiện ích to lớn, máy chấm chông còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều vấn đề trong quản lý và hoạt động.

– Tiết kiệm thời gian

Thay vì phải mất thời gian cho việc kiểm tra và giám sát, máy chấm công giúp cung cấp giờ ra vào của nhân viên chính xác, việc chấm công của mỗi người chỉ mất khoảng vài giây. Thông tin được ghi lại và lưu trữ ngay lập tức.

Đặc biệt, những dữ liệu này cũng giúp việc thống kê vào cuối tháng được dễ dàng hơn. Với những loại máy có chức năng tích hợp với phần mềm hệ thống, báo cáo sẽ được xuất ra khi cần. Điều này tiết kiệm rất nhiều thời gian cho việc báo cáo cũng như tính lương.

– Tiết kiệm chi phí

Chỉ cần một khoản đầu tư chi phí ban đầu cho các thiết bị chấm công là có thể sử dụng lâu dài. Như vậy sẽ giảm thiểu các khoản chi phí phát sinh khi phải chấm công theo hình thức thủ công, tốn giấy mực và nhiều chi phí khác.

– Tiết kiệm nhân sự

Khi đã có máy chấm công, việc theo dõi và ghi lại thời gian làm việc của nhân viên đã có máy lo. Kể cả công ty có đông nhân viên thì mọi thông tin đều đã được ghi lại vào hệ thống. Các đơn vị sẽ không cần phải tốn thêm nhân sự để phụ trách việc giám sát này. Đến khi tổng kết thì cũng không cần nhiều nhân sự thực hiện việc này. Việc chấm công và quản lý đã được tự động hóa rất đơn giản.

2. Máy chấm công – giải pháp quản lý nhân sự chuyên nghiệp

Thử tưởng tượng khi không có máy để chấm công, việc giám sát và ghi lại thời gian làm việc của nhân viên sẽ gặp phải rất nhiều vấn đề. Đặc biệt với những công ty có đông nhân sự hơn thì rõ ràng càng gặp rất nhiều bất cập. Giảm thiểu những điều đó, việc sử dụng máy sẽ hướng tới tính chuyên nghiệp hơn nhờ những lý do như sau:

– Tăng hiệu quả quản lý

Việc quản lý thông qua máy móc và phần mềm chắc chắn sẽ cho hiệu quả cao hơn rất nhiều. Độ chính xác trong việc theo dõi và tính công cho nhân viên cũng cao hơn. Các nhân sự phụ trách công việc này cũng như các nhà quản lý sẽ giảm thiểu được nhiều sai sót không đáng có.

– Quản lý một cách đồng bộ

Tất cả các thông tin về nhân sự được đưa vào cùng một hệ thống. Khi phương pháp quản lý trở nên đồng bộ thì mọi thứ cũng sẽ dễ dàng hơn. Các nhà quản lý cũng sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình nhân sự hiện tại của công ty mình.

– Tăng tính tự giác trong nhân viên

Mọi thông tin về giờ đi làm và giờ về của nhân viên đều chính xác tới từng phút. Thế nên các ý định về việc trễ nải hay gian lận khi đi làm của nhân viên đều sẽ không thể thực hiện được. Từ đó, nhân viên cũng sẽ chủ động hơn trong việc tự quản lý giờ giấc của mình.

– Nâng cao hiệu suất làm việc

Khi việc quản lý giờ giấc được thực hiện nghiêm ngặt thì những phần công việc khác cũng sẽ dễ đi vào guồng hơn. Việc quản lý hiệu quả hay không cũng rất ảnh hưởng đến tâm lý nhân viên. Khi nhà quản lý làm tốt thì nhân viên cũng sẽ nâng cao được tinh thần làm việc hơn.

– Nắm bắt các xu hướng công nghệ trong quản lý

Sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp đều thể hiện trong cách quản lý của họ. Việc đưa công nghệ vào quản lý cho thấy sự chủ động và thức thời của doanh nghiệp. Một môi trường như vậy cũng kích thích nhân viên cống hiến nhiều hơn nữa.

3. Làm thế nào để sử dụng máy chấm công hiệu quả?

Để đạt được những lợi ích nói trên, phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có sử dụng máy chấm công hiệu quả hay không. Như vậy, khi sử dụng máy thì cũng cần lưu ý một số vấn đề sau:

– Nắm rõ cách vận hành máy. Tránh để những sai sót dẫn đến việc sử dụng máy thiếu hiệu quả.

– Khai báo chính xác thông tin của nhân viên để đảm bảo cho việc chấm công sau này.

– Nên cài đặt giao động dư ra khoảng 5 – 10 phút.

– Thông báo đầy đủ đến nhân viên ca làm việc của họ và cách chấm công của máy.

– Hướng dẫn nhân viên sử dụng máy thật chuẩn. Chẳng hạn như đặt ngón tay sao cho đúng, không để dính bụi bẩn, nước vào tay khi sử dụng thiết bị chấm công vân tay.

VinaPC là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp thiết bị chấm công tại thị trường Việt Nam. Chúng tôi hiện đang có đầy đủ các loại thiết bị chấm công tốt nhất để các đơn vị lựa chọn theo nhu cầu. Đến trực tiếp VinaPC hoặc gọi đến số hotline để được tư vấn và mua hàng.

Sử dụng máy chấm công chắc chắn là giải pháp quản lý nhân sự tối ưu hiện nay. Nếu bạn đang muốn công ty mình sở hữu một giải pháp quản lý hiệu quả như vậy, hãy đến ngay VinaPC.

• CÔNG TY TNHH VINAPC
• Số 84/11A Đường Tân Sơn Nhì, Phường Tân Sơn Nhì, Quận Tân Phú, TP. HCM
• Hotline: 0937731792